Facendo pulizia sul mio hard disk mi è tornata fra le mani una vecchia presentazione che ho utilizzato qualche anno fa per un intervento in cui dovevo presentare e definire gli elementi principali sui quali avremmo dovuto lavorare per portare a casa i risultati desiderati in termini di business e opportunità legati alla mia Unità Organizzativa. Il titolo della presentazione era “la lettera S” e si collegava al tema dei progetti Speciali che all’epoca seguivo in azienda.

Ora, al di la della specifica interpretazione che si dava in quel contesto alla parola “speciale”, in senso più ampio, tutte le attività di cui ci occupiamo sono speciali; lo sono perché riguardano noi, perché riguardano il nostro lavoro, perché vogliamo farle bene.

Come fare allora per portare a casa un progetto speciale che ci renda orgogliosi e soddisfatti del risultato? Ecco gli ingredienti dal mio punto di vista:

Scenario

Occorre sempre partire, e tenere conto, dello scenario in cui ci muoviamo. Sia esso uno scenario interno, quindi sistemi aziendali, strutture, ruoli o uno scenario di progetto da un cliente dove serve definire al meglio gli elementi principali in modo da sapere sempre cosa è utile, accessorio o necessario.

Se riusciamo a definire correttamente il perimetro del nostro scenario, state pur certi che questo sarà apprezzato dai nostri interlocutori e eventuali nuove richieste o incomprensioni sui requisiti di partenza verranno discusse in un clima di maggiore collaborazione e comprensione.

Servizi

Se state lavorando ad un progetto, ragionevolmente dovrete attingere da quello che la vostra azienda mette a disposizione e dal mio punto di vista parliamo quindi di Servizi.

Sempre più spesso si parla di “service portfolio” e “portfolio management” e senza voler scomodare la metodologia ITIL, stiamo parlando di conoscere a fondo quello che aziendalmente siamo in grado di offrire e come, perché questo è il nostro punto di partenza. Non possiamo re-inventare tutte le volte la ruota.

Soluzione

Se abbiamo una buona padronanza dei servizi possiamo allora lanciarci in un esercizio più sofisticato che è quello di combinarli insieme ed eventualmente aggiungerne di nuovi al fine di presentare al nostro cliente la migliore Soluzione per soddisfare le sue necessità.
Gli eventuali nuovi componenti potranno poi diventare a posteriori dei nuovi servizi che si aggiungeranno così al nostro portfolio.Superfluo

Lo so, forse è brutto dirlo ma in certi casi dobbiamo prendere atto che alcune attività sono Superflue. Lo sono perché ci fanno perdere un sacco di tempo e sappiamo già che non ci porteranno lontano, lo sono perché ci distraggono dall’obiettivo principale e tendenzialmente ci portano a lavorare male magari su due cose diverse, lo sono perché tutto sommato sono effettivamente superflue e se proprio dobbiamo farle cerchiamo di gestirle con una buona organizzazione del tempo a nostra disposizione.

In generale all’interno di un progetto possiamo sempre trovare delle attività superflue o meglio poco utili alla causa del progetto stesso sulle quali è utile convincere il cliente con le giuste argomentazioni che alcune richieste o funzionalità verranno analizzate in seguito e valutate con i giusti tempi.

Il messaggio è “imparate a dire di NO” ed eventualmente a rifiutare alcune richieste. Forse non passerete subito per delle persone simpatiche ma sul lungo periodo il metodo ripaga e le stesse persone alle quali avete detto di NO lo apprezzeranno.

Strategico

Esattamente all’opposto di quello che è superfluo troviamo le attività Strategiche. Si può trattare di un nuovo prodotto, una nuova funzionalità di un servizio già esistente o anche solo di una piccola evolutiva ma che nel contesto di riferimento diventa strategica perché può fare la differenza nel convincere qualcuno a scegliere noi e la nostra idea.

Non è semplice individuare gli elementi strategici all’interno di un progetto, potrebbero anche non essere presenti, ma quando li troviamo e sappiamo sfruttarli state pur certi di avere in mano un bell’asso da giocare.

Squadra

Nessuno di noi può vincere da solo la propria partita così come nessun atleta può dire di aver vinto esclusivamente grazie alle sue forze ed al suo talento.

Questa che sembra una frase fatta, e forse magari lo è, ci dice soltanto che dobbiamo puntare il più possibile a fare Squadra con le persone con cui lavoriamo al fine di interpretare ognuno il ruolo di competenza, delegare se necessario e mantenere una visione lucida sull’intero disegno che riguarda il nostro progetto.

Non è facile lavorare in Squadra, lo so, specie quando questa è composta da elementi diversi magari di varie aree e strutture e forse, di tutti gli elementi trattati, è sicuramente quello più complicato perché riguarda il mondo dei rapporti con le persone, degli obiettivi individuali, della timidezza e della socialità, delle specificità e del modo di interpretare e vivere un certo approccio con e delle persone.

Su questo aspetto non ho proprio soluzioni specifiche, credo serva tanta pazienza, voglia di riuscire e sforzarsi sempre e di più di mettersi nei panni degli altri per capire il diverso punto di vista.

Quando la Squadra funziona il risultato arriva prima e meglio ma non credo sia necessario convincervi di questo.

Sviluppo

Concludo quindi con questa parola che per quanto mi riguarda significa essere sempre sul pezzo e pensare in prospettiva con l’obiettivo di Sviluppare e migliorare sempre quello che stiamo facendo. Può trattarsi di modificare una procedura, rivedere un modello documentale, ridefinire delle regole o crearne di nuove, l’importante e non dare per scontato che quello che ha funzionato fino a ieri in dieci casi sia la soluzione per i prossimi dieci. Chi si ferma si perde il grosso del divertimento, la vita è un continuo cambiamento e questo è tanto più vero se pensiamo alla vita lavorativa. Mettete sempre in dubbio le vostre convinzioni, non accontentatevi mai o troppo a lungo di quello che avete già fatto bene in precedenza, sicuramente si può fare ancora meglio.

OK abbiamo finito. L’intervento all’epoca durava 20-30 minuti e forse nella trascrizione sono andato “un pò lungo” ma spero di aver trasferito il senso di tutte queste parole e la relazione stretta che le lega insieme per portarci a casa il nostro progetto Speciale.

Buon lavoro a tutti