Vi è mai capitato di sentire la frase “appena ho un attimo lo faccio, ultimamente sono presissimo e non ho mai tempo”, si? Se non questa una simile? Bene, allora oggi parleremo di un argomento che può interessare grosso modo tutti.

Jovanotti rispetto al tempo cantava che “comunque vadano le cose lui passa e se ne frega se qualcuno è in ritardo… l’unica cosa che ci è data di fare e avere il tempo da poter organizzare…”.Il mio personale approccio per gestire il tempo in una giornata (lavorativa ma anche no) è composto da sei elementi raggruppati in due blocchi, il primo operativo che riguarda il cosa fare e come e l’altro emotivo ed emozionale che riguarda il perché:

  • Aspetti operativi
    • Attività noiose
    • Micro attività
    • Attività principali
    • Organizzare le informazioni
  • Aspetti emotivi/emozionali
    • Famiglia
    • Passioni

Vediamoli più in dettaglio uno per uno.

Attività noiose – Vanno completate nel minor tempo possibile
In ogni lavoro esistono le attività noiose, vuoi perché sono ripetitive, lunghe o ritenute non di interesse per il nostro ruolo o profilo.
Pensate alla compilazione di un CRM per tenere aggiornate le nostre attività piuttosto che alla generazione periodica di un report che richiede un minimo di tempo per verificare i dati e così via. Perché consiglio di gestire rapidamente queste attività? Perché poi possiamo partire con un attività più interessante essendo ulteriormente motivati dal non avere quella noiosa in coda che ci aspetta.

Micro attività – Vanno gestite in altrettanti micro momenti
Esistono una moltitudine di cose che si possono fare in micro task temporali, pensate per esempio alla maggior parte delle mail dove non abbiamo un compito rilevante da realizzare ma occorre magari indirizzare al meglio la richiesta o comprendere e decidere rapidamente per non bloccare il lavoro di altre persone in attesa. Questo tipo di attività si possono tranquillamente svolgere in quei momenti tecnicamente morti che stanno per esempio in mezzo a due riunioni ravvicinate o poco prima della pausa pranzo. In senso più ampio è sempre possibile trasformare un attività apparentemente grossa in micro attività, in questo modo non dovremo aspettare di avere la mattinata libera per lavorarci in maniera dedicata e saremo più motivati perché avremo già iniziato ad occuparcene.

Attività principali – Vanno individuate e gestite con cura e precisione.
A mio avviso esistono solo queste ovvero rispetto al nostro ruolo o obiettivo aziendale le attività da fare sono note, precise e vanno portate avanti con la giusta concentrazione.

Di base possiamo distinguere tra attività più o meno importanti in funzione di chi sono i destinatari o i richiedenti o il tema di riferimento e quindi ci concentreremo prima su quelle ritenute maggiormente strategiche e che necessitano di particolare attenzione. Dato che non siamo in grado di gestire più di tanto il multitasking dovremmo sempre sapere per quando una certa attività deve essere pronta, in questo modo se siamo bravi e ben organizzati possiamo lavorare alle cose importanti senza che queste diventino urgenti (si ok, il nostro capo entra in stanza e ci chiede per domani un documento di 30 pagine, non ci crederete ma anche questa è un’attività gestibile ma qui serve il giusto approccio mentale ed una buona organizzazione delle informazioni, magari ne parliamo un altra volta).

Organizzare le informazioni – Attività da fare bene, sempre e comunque
Sul knowledge management esistono libri e trattati e potremmo discutere ad oltranza di questo argomento. Personalmente non uso grandi alchimie, il consiglio è quello di organizzare bene il lavoro in cartelle “che hanno un senso” sul nostro hard disk e in maniera speculare organizzare le mail e la loro archiviazione, in questo modo sapremo sempre dove trovare una cosa che ci serve ed il risultato finale sarà quello di essere più veloci nel gestire una certa attività anche a distanza di tempo. Periodicamente faremo poi un pò di pulizia spostando ulteriormente progetti completati o attività che non seguiamo più in modo da avere sempre sott’occhio solo le cose realmente di interesse.

Famiglia – Trovate sempre del tempo per la vostra famiglia
Qualunque sia il vostro status ricordate che avete comunque una famiglia da qualche parte, ovviamente fidanzate, mogli e figli per primi ma non trascurerei nemmeno genitori, nonni e affini.

Evidentemente il tempo di qualità quotidiano è meglio spendibile a casa sopratutto con i figli che, specie se piccoli, hanno quel raro mix di curiosità, allegria ed energia in grado di capovolgere anche la peggiore delle giornate. Da papà convinto e felice di esserlo, non smetterò mai di insistere su questo aspetto.
Datevi un orario e cercate di rispettarlo. Tornate a casa e staccate la spina. Se state pensando “ma io ho troppo da lavorare” piuttosto portate a casa un pò di lavoro ma non rinunciate a priori a questo tipo di tempo, vi darà la carica e anche quelle due ore di lavoro dopo cena saranno più semplici da affrontare.

Passioni – Non trascuratele mai
Cosa vi appassiona? Suonare? Cucinare? Leggere? Visitare musei? Fare trekking? Qualunque siano le vostre passioni è sempre bene trovare il tempo per coltivarle. Il mio consiglio è il seguente: poiché la vita è un continuo cambiamento, per non restare frustrati, può essere opportuno modificare le nostre passioni in modo da assecondare il cambiamento stesso. Capisco che questo può non essere semplice in determinate circostanze ma con i dovuti aggiustamenti tutto si può riadattare in base a nuove esigenze. Sottolineerei inoltre l’uso del plurale: passioni. Esistono così tante cose da fare, provare e sperimentare che c’è sempre un buon margine per scoprirne di nuove e magari più interessanti di quelle che non possiamo più gestire come vorremmo.

In chiusura vorrei infine chiarire una cosa: ci saranno sempre i momenti di grosso carico in cui il tempo sarà nostro nemico e magari dovremmo fare qualche nottata in più per riuscire ad essere precisi e preparati come piace a noi. Questi momenti io amo chiamarli “periodi” e in quanto tali devono essere brevi, intensi e non troppo frequenti. Se un periodo si allunga troppo allora diventa vita vissuta e forse è il caso di farci qualche domanda in più su quello che vogliamo veramente.

Spero con questo articolo di aver dato qualche spunto interessante per approcciare al meglio la giornata lavorativa e non restare vittima della mancanza di tempo.

Buon lavoro a tutti