Oggi parleremo rapidamente di un argomento che riguarda tutti e che naturalmente tutti pensano di conoscere bene: l’utilizzo delle mail a lavoro. 
Normalmente succede che ti arriva una mail in cui l’oggetto riguarda il tema A e invece si parla di B.
Questo accade perché normalmente si segue questo processo:

  1. si prende la prima mail in cui l’insieme dei destinatari soddisfi la specifica necessità di comunicazione,
  2. si cancella (forse) il contenuto della conversazione precedente,
  3. si parte con i nuovi argomenti oggetto della nuova mail

Ecco appunto, l’oggetto della mail, quella breve riga di testo che ogni volta che rimandiamo la stessa mail si arricchisce inesorabilmente con tante nuove “I:” o “Re:” rendendo il testo sempre più lungo ed incomprensibile.
Non stiamo parlando di “scienza di missili” (come direbbe una mia vecchia conoscenza), se ci pensate però succede esattamente questo, vi arriva una mail con oggetto

“Re: Re: Re: Re: kick-off di progetto”

e leggendone il contenuto scoprite in realtà che il progetto, partito magari 6 mesi prima, è stato bloccato dal cliente per una serie di motivi. Capita anche a voi?

Ma cosa ci spinge ad usare in maniera così terribile uno strumento di lavoro che dovrebbe aiutarci e semplificare la comunicazione?

Dal mio punto di vista ci sono due possibili risposte: la pigrizia o l’idea di essere veloci ed efficienti. In entrambi i casi direi che non va bene e mi spiego.

Se stiamo mandando una mail e siamo annoiati a farlo probabilmente stiamo lavorando ad un’attività magari secondaria nella quale crediamo poco o che ci interessa relativamente. In un mio precedente articolo (eccolo se vi interessa) abbiamo discusso di questa cosa e si diceva che le attività noiose andrebbero fatte rapidamente, con cura e precisione in modo poi da dedicarci alle cose veramente importanti. Attenzione che “noioso” in questo contesto non è sinonimo di “inutile”.
Anche se mi piacerebbe pensare che spesso ci si trovi nel caso precedente, in realtà quello che normalmente succede è che si ha l’idea di essere veloci ed efficienti e questo avviene perché ormai siamo abituati a lavorare in una modalità ASAP o quick and dirty.

Immaginate di scoprire che le lezioni di danza o calcio per i vostri figli, vengano svolte con superficialità, fornendo nozioni veloci e concentrandosi poco su quello che realmente si insegna con l’unico obiettivo di massimizzare il numero di allievi paganti. Vi piacerebbe? A me no di sicuro (adesso i più simpatici staranno dicendo “ma le lezioni di danza e calcio si svolgono esattamente così…”, lasciamo perdere).

ASAP e quick and dirty sono sinonimi di scarsa attenzione, inefficienza, scontentezza, arrabbiatura e la lista potrebbe continuare.
Cominciamo quindi dalle piccole cose. Poniamo un minimo di attenzione già nelle mail che scriviamo. Spesso sono il primo punto di contatto con persone in copia alla mail che magari non ci conoscono nemmeno.

  • Pensiamo attentamente a chi dobbiamo comunicare cosa e mettiamolo come destinatario principale.
  • Pensiamo se possono esserci altre persone interessate a leggere di quel determinato argomento e mettiamole in copia conoscenza.
  • Pensiamo all’argomento della mail e scriviamo un oggetto significativo. Molti di noi ormai usano spesso telefoni e i tablet come strumento di lavoro e quindi una ricerca fatta da dispositivi mobili può risultare più semplice se l’oggetto della mail è auto-esplicativo.
  • Ultima cosa, pensiamo se ci sono degli attori inutili ai quali non ha senso mandare direttamente la comunicazione. Si sapete il solito “capo del capo” che aggiungiamo per conoscenza così è informato. Vi rivelerò un segreto, il capo del capo non legge la nostra mail. Se è veramente utile sarà una delle sue persone a informarlo sui fatti.

A distanza di tempo e su consiglio di alcuni di voi, vorrei giustamente integrare con due ulteriori passaggi particolarmente significativi:

  1. Se scrivi una mail superiore a 10 righe (e voglio essere buono) potrebbe essere più utile sintetizzare i punti chiave e mettere un documento in allegato.
  2. Se inizi ad avere un botta e risposta via mail, fermati al terzo giro, respira, alza il telefono e comunica verbalmente, scoprirai che funziona molto meglio e si risolvono veramente i problemi.

Ecco, mi sono tolto un peso. Da tempo pensavo di scrivere qualcosa sul tema e quando ieri ho ricevuto l’ennesima mail per un appuntamento sbagliato sull’argomento sbagliato ho pensato che era proprio il momento di buttar giù qualche riga.
Riflettiamo durante la nostra giornata di lavoro. In otto, dieci ore di lavoro si possono fare bene un sacco di cose. Dubito invece che si riesca costantemente in 14 o 16 a farne il doppio in maniera altrettanto efficace. Siamo noi che decidiamo se e quando spingere sull’acceleratore ed è importante alternare le accelerazioni alle fasi di riflessione e analisi. Non sto dicendo che da domani non ci saranno più emergenze da gestire spero però che la prossima volta che manderete una mail ripenserete a questo articolo e vi prenderete quei cinque secondi in più per pensare e far vedere agli altri che il dio ASAP non vi ha ancora definitivamente piegati al suo volere.
Buon lavoro a tutti