Oggi parleremo rapidamente di un argomento che riguarda tutti e che naturalmente tutti pensano di conoscere bene, l’utilizzo delle mail a lavoro. Come? ah vi siete fatti trarre in inganno dal titolo di questo articolo? Beh se ci pensate è esattamente quello che succede quotidianamente con le mail di lavoro. Vi arriva una mail in cui l’oggetto riguarda il tema A e invece si parla di B.
Questo accade perché si prende la prima mail in cui l’insieme dei destinatari soddisfi la specifica necessità di comunicazione, si cancella (forse) il contenuto della conversazione precedente e poi si parte con i nuovi argomenti oggetto della nuova mail.
Ecco appunto, l’oggetto della mail, quella breve riga di testo che ogni volta che rimandiamo la stessa mail si arricchisce inesorabilmente con tante nuove “I:” o “Re:” proprio come il titolo di questo articolo.
Evidentemente non vi sto parlando della scissione dell’atomo o come direbbe una vecchia conoscenza di “scienza di missili” (ciao Dex), se ci pensate però succede esattamente questo, vi arriva una mail con oggetto “Re: Re: Re: Re: kick-off di progetto” e leggendone il contenuto scoprite in realtà che il progetto, partito magari 6 mesi prima, è stato bloccato dal cliente per una serie di motivi. Capita anche a voi?
Toglietemi una curiosità, subite questa cosa o anche tu che stai leggendo, sotto sotto hai usato qualche volta questo simpatico e veloce metodo di scrittura? Si, lo hai fatto confessa, lo so. E dimmi, qual è il motivo che ti ha spinto a farlo? Pensaci bene?
Ci stai pensando?
Dal mio punto di vista ci sono due risposte: la pigrizia oppure l’idea di essere veloci ed efficienti. Ecco in entrambi i casi direi che non va bene e mi spiego.
Se stai mandando una mail e ti annoia farlo probabilmente stai lavorando ad un’attività magari secondaria nella quale credi poco o che ti interessa relativamente. In un precedente articolo (eccolo se vi interessa) abbiamo discusso di questa cosa e si diceva che le attività noiose vanno fatte rapidamente, con cura e precisione in modo poi da dedicarci alle cose veramente importanti. Attenzione che “noioso” in questo contesto non è sinonimo di “inutile”.
Anche se mi piacerebbe pensare che spesso ci si trovi nel caso precedente, in realtà quello che normalmente succede è che si ha l’idea di essere veloci ed efficienti e questo avviene perché ormai siamo abituati a lavorare in una modalità che volgarmente identifichiamo con 3 odiose parole: ASAP, quick and dirty.
Immaginate di scoprire che le lezioni di danza o calcio per i vostri figli, vengano svolte con superficialità, fornendo nozioni veloci e concentrandosi poco su quello che realmente si insegna con l’unico obiettivo di massimizzare il numero di allievi paganti. Vi piacerebbe? A me no di sicuro (adesso i più simpatici staranno dicendo “ma le lezioni di danza e calcio si svolgono esattamente così…”, lasciamo perdere).
Se anche a voi non piacerebbe dobbiamo allora iniziare a rimodulare l’atteggiamento che teniamo a lavoro.
ASAP, quick and dirty sono sinonimi di scarsa attenzione, inefficienza, scontentezza, arrabbiatura e la lista potrebbe continuare.
Cominciamo quindi dalle piccole cose. Poniamo un minimo di attenzione già nelle mail che scriviamo. Spesso sono il primo punto di contatto con persone in copia alla mail che magari non ci conoscono.

  • Pensiamo attentamente a chi dobbiamo comunicare cosa e mettiamolo come destinatario principale.
  • Pensiamo se possono esserci altre persone interessate a leggere di quel determinato argomento e mettiamole in copia conoscenza.
  • Pensiamo all’argomento della mail e scriviamo un oggetto significativo.
  • Pensiamo anche che molti ormai usano spesso telefoni e tablet quindi una ricerca fatta da dispositivi mobili può risultare più semplice se l’oggetto è auto-esplicativo.
  • Ultima cosa, pensiamo se ci sono degli attori inutili ai quali non ha senso mandare direttamente la comunicazione. Si sapete il solito “capo del capo” che aggiungiamo per conoscenza così è informato. Vi rivelerò un segreto, il capo del capo non legge la nostra mail. Se è veramente utile sarà una delle sue persone a informarlo sui fatti.

Ecco, mi sono tolto un peso. Da tempo pensavo di scrivere qualcosa sul tema e quando ieri ho ricevuto l’ennesima mail per un appuntamento sbagliato sull’argomento sbagliato ho pensato che era proprio il momento di buttar giù qualche riga.
Riflettiamo durante la nostra giornata di lavoro. In otto, dieci ore di lavoro si possono fare bene un sacco di cose. Dubito invece che si riesca costantemente in 14 o 16 a farne il doppio in maniera altrettanto efficace. Siamo noi che decidiamo se e quando spingere sull’acceleratore ed è importante alternare le accelerazioni alle fasi di riflessione e analisi. Non sto dicendo che da domani non ci saranno più emergenze da gestire spero però che la prossima volta che manderete una mail ripenserete a questo articolo e vi prenderete quei cinque secondi in più per pensare e far vedere agli altri che il dio ASAP non vi ha ancora definitivamente piegati al suo volere.
Buon lavoro a tutti