Avete presente il tipico desktop del collega di fianco tutto pieno di post-it e icone come se non ci fosse un domani? Immagino di si, tutti ne abbiamo visto uno simile almeno una volta nella vita; certo che se poi tu che leggi rientri nella categoria “collega di fianco” allora ti consiglio di leggere questo articolo ancora più attentamente.

Recentemente parlando con diversi colleghi mi è capitato di far vedere una bacheca di Trello e ogni volta la reazione è stata più o meno la stessa “bello… non lo conosco… come si usa…”.

Trello è un software per gestire sul nostro computer un processo di lavoro in maniera semplice, veloce, efficace e visuale. [esistono diversi software simili a Trello come ad esempio Asana o Wrike ma noi ci concentriamo su Trello]

Non vi spiegherò come usare Trello, per questo trovate on-line diversi articoli utili e ben fatti, io vi segnalo questo in particolare:

Trello by PennaMontata

Proverò a spiegarvi perché dovreste usarlo e quali benefici potreste avere da subito.

Tipicamente a mio modo di vedere il limite del post-it è che non riesci a tracciare l’avanzamento lavori sull’attività a meno che non si tratti di una micro attività e in questo caso probabilmente possiamo semplicemente buttare via il post-it. Nei casi invece in cui l’attività è più lunga e strutturata e segue appunto un processo di lavoro magari diviso in fasi, questo tipo di controllo può risultare più complicato e il post-it diventa solo una decorazione colorata.

Ecco allora che Trello viene in aiuto. Possiamo creare una bacheca, di fatto un’area di lavoro dedicata, e all’interno di essa definire i passaggi chiave del nostro processo. Facciamo un esempio per capirci meglio.

Il mio processo tipico per le attività sui clienti, occupandomi di pre-vendita, passa almeno attraverso queste quattro fasi:

  1. Opportunità
  2. Pre-vendita
  3. Post-vendita
  4. Bloccato

I primi due stati sono sotto il mio pieno controllo, il terzo è in carico alla struttura operativa (IT e Operation) che fisicamente lavora e rilascia i progetti e il quarto stato, ovviamente non desiderato, rappresenta i possibili blocchi di progetto dovuti a ritardo del cliente, mancato interesse, fusioni e altri fattori esterni non meglio controllabili.

La mia bacheca ha quindi un aspetto simile al seguente:

Cattura

Capite la potenza di questo strumento? Con un semplice colpo d’occhio riesco a vedere quanto è grande la lista delle opportunità, quante sono le trattative in prevendita, quanti i progetti in lavorazione e quali sono le criticità ovvero o progetti bloccati.

Inutile dire che con un semplice drag&drop posso spostare una scheda cliente da una fase all’altra del mio processo tenendo così la bacheca estremamente aggiornata in base agli eventi e le azioni che non mancheranno di arricchire le nostre giornate di lavoro.

In questo esempio, ogni scheda cliente è classificata utilizzando delle etichette colorate alle quali ognuno di noi può dare un proprio significato:

  • urgenza, magari usando una colorazione semaforica.
  • classificazione, magari associando ad ogni colore un tipo di prodotto/servizio o di linea di business o altro ancora.
  • dipartimento, magari in tendendo la struttura che maggiormente è impattata nello svolgere quella particolare attività sul cliente.
  • qualunque altra cosa…

Inutile dire infine che con un semplice click sulla scheda accedo al dettaglio della stessa e da qui posso agire su diverse altre proprietà:

  • Assegnare la scheda ad una persona specifica,
  • Inserire una lista di sotto-attività da svolgere,
  • Aggiungere allegati o una data di scadenza,
  • altro ancora…

Cattura2

Torno quindi a chiedere: capite la potenza di questo strumento? E’ rapido, efficace, visuale, direi agile per usare un termine molto di moda ma scarsamente messo in pratica nella quotidianità delle nostre giornate.

Possiamo parlare di innovazione? Forse innovazione è chiedere troppo? ok allora chiamiamolo “lavoro snello”. Se iniziate ad utilizzare uno strumento del genere, nel giro di poco, creerete la bacheca per organizzare le vacanze, i regali di Natale ed un sacco di altre cose. Provare per credere.

Fatemi sapere se e come avete deciso di usare Trello o altri software simili.

Buon lavoro a tutti.