Recentemente ho ripreso in mano un libro che avevo letto diverso tempo fa, “Il facilitatore dei gruppi, guida pratica per la facilitazione esperta in azienda e nel sociale” di Pino De Sario. Il libro contiene molti spunti diversi, elenca e cita tanti metodi e teorie e in questo senso trovo che sia una lettura interessante dalla quale ognuno può portarsi a casa spunti differenti.

Uno di questi spunti riguarda proprio le riunioni e il processo decisionale.

In una giornata media di lavoro, se sono in ufficio, io personalmente faccio almeno un paio di riunioni; quello che è interessante è che spesso non riflettiamo sul fatto che una riunione ha, o dovrebbe aver, uno scopo preciso, scopo in base al quale la riunione stessa andrebbe condotta in un modo piuttosto che un altro. De Sario ci ricorda che esistono almeno sette diversi tipi di riunione:

  • riunioni per informare, incontri in cui si comunicano dati ai partecipanti e non ci sono ulteriori altre aspettative. Se le informazioni da comunicare sono di interesse per gli invitati la riunione funzionerà, viceversa se la comunicazione riguarda temi imposti, prese di posizione o altro di questo genere, la riunione verrà vissuta in modo negativo;
  • riunioni per raccogliere informazioni, in questo caso chi conduce la riunione ha predisposto delle domande più o meno strutturate ed orienta la sua azione ad ascoltare ed esplorare le opinioni;
  • riunioni per scambiare punti di vista, al centro è posto un tema e il conduttore, che ha il ruolo di “facilitatore”, dovrebbe condurre la discussione per esplorare il tema e far emergere nuovi spunti e saperi;
  • riunioni per trovare accordi, in questi incontri si cerca di favorire un accordo tra posizioni differenti partendo dal descrivere i diversi scenari e cercando quindi di arrivare insieme ad un accordo che possa essere ragionevole per le parti;
  • riunioni evento, momenti di aggregazione che nascono per rappresentare collettivamente qualcosa: da chi detiene la leadership, al nuovo prodotto, alla nuova cultura organizzativa;
  • riunioni formative, non parliamo di un aula formativa che di solito è puramente orientata all’apprendimento ma di una riunione ibrida che presenta elementi operativi e aspetti formativi, tecnici e/o comportamentali; potrebbe essere una riunione d’aria dove analizziamo con il nostro team i vari casi di successo e non e cerchiamo di correggere errori e far emergere strategie magari riprendendo in mano le regole aziendali legate ai prodotti da vendere e al loro funzionamento;
  • riunioni per prendere decisioni, il gruppo è chiamato a scegliere e schierarsi; è un tipo di riunione potenzialmente ad alta tensione specie se esistono già delle fazioni precostituite o la decisione da prendere nasce da problemi esistenti.

Se non abbiamo un facilitatore esterno e siamo noi ad organizzare la riunione diventa importante condurla nel modo giusto e diventare quindi noi stessi facilitatori, cosa più complicata perché ragionevolmente siamo coinvolti in prima persona e faremo più fatica a restare “sopra le parti”.

Naturalmente una stessa riunione può ricadere in più di una delle categorie elencate e il fatto stesso di avere queste categorie chiare in mente ci mette già in una condizione di vantaggio rispetto al tipico approccio “ho una riunione” che si porta spesso dietro almeno uno di questi tre concetti non detti:

  1. vado a perdere tempo,
  2. non ho idea di quale sia il motivo dell’incontro,
  3. non saprei con certezza perché hanno coinvolto anche me.

Non avete mai pensato a nessuna delle tre cose? Potreste essere alieni o replicanti a vostra insaputa. Scherzi a parte, la prossima volta vedremo quali sono i metodi che meglio indirizzano il processo decisionale e conducono quindi alla decisione.

Buon lavoro a tutti