Riprendiamo in questa seconda parte il tema delle riunioni decisionali ponendo maggiore attenzione sull’efficacia delle decisioni e chi prende le decisioni. Ti ricordo che gli spunti presenti in questo articolo traggono ispirazione dal libro Il facilitatore dei gruppi, guida pratica per la facilitazione esperta in azienda e nel sociale” di Pino De Sario.

Se ti sei perso la prima parte, trovi qui il link al mio precedente articolo.

Esistono differenti modi per esplorare le idee, far emergere il consenso e condurre così il gruppo alla decisione finale:

  • consenso reale, quando il consenso arriva dopo un congruo spazio di interazione nel gruppo;
  • consenso surrogato, quando il gruppo tende a soffocare le differenze e i contrasti senza esplorarli in maniera adeguata.
  • brainstorming, utile per rimescolare le carte e rompere assi di schieramenti fissati;
  • gruppo nominale, prevede la generazione di idee, in silenzio, da parte di ciascun partecipante; le idee si discutono insieme assegnando ad esse dei valori prioritari. Le idee più in alto sono quelle che dovrebbero far emergere la decisione più probabile

Sembra un passaggio semplice e banale ma in realtà è proprio il contrario. Dedicarti per 15 o 30 minuti a discutere seriamente sulle idee con lo scopo di arrivare poi ad un punto in comune è un attività mentalmente faticosa e non facile da guidare.

Una volta che abbiamo fatto girare le idee e identificato quelle più interessanti o apprezzate dal gruppo occorre fare il passo successivo: prendere una decisione.

Anche in questo caso esistono diversi metodi per arrivare al dunque:

  • avvocato del diavolo, mettere tutto in discussione e utilizzare la critica come procedura abituale del processo decisionale;
  • decisione per mancanza di risposta, le idee vengono presentate una dietro l’altra senza alcuna discussione e il gruppo ne sceglie una lasciando automaticamente indietro tutte le altre;
  • decisione per autorità, il leader del gruppo prende una decisione per tutti;
  • decisione della minoranza, una piccola parte del gruppo è capace di influenzare la discussione, riuscendo così a imporre la propria idea;
  • decisione della maggioranza, è uno fra i metodi più utilizzati;
  • decisione per consenso, il consenso si raggiunge quando la discussione porta alla scelta di un’alternativa preferita dalla maggior parte del gruppo ma supportata anche dai membri della minoranza;
  • decisione all’unanimità, è la condizione ideale in cui tutti i membri del gruppo sono d’accordo sulla scelta fatta per una data situazione;

Dato che le decisioni prese in una riunione arrivano dalle persone che vi prendono parte, vediamo infine alcuni aspetti legati proprio ai partecipanti al fine di migliorare e rendere più efficaci le competenze decisionali che è possibile mettere in atto. Tali competenze sono maggiormente attive se il partecipante:

  • è motivato, cioè se è preparato, informato, libero da stress;
  • ha un compito comprensibile e sa anche cosa ci si aspetta da lui;
  • può svolgere un ruolo attivo ovvero partecipare al processo;
  • ha la possibilità di sperimentare e sperimentarsi;
  • riceve un rinforzo in merito (in forma di riscontro e parere);
  • può sviluppare relazioni di fiducia e di relativa stabilità con i co-decisori;
  • può trarre piacere dall’attività decisionale.

Quest ultimo elenco lo trovo particolarmente disarmante dato che due volte su tre molti dei punti enunciati non vengono mai garantiti e forse nemmeno tentati all’interno di una riunione dato che chi conduce non riesce ad essere un buon “padrone di casa”.

Recentemente ho partecipato ad un corso di due giorni sulla consapevolezza manageriale; rileggendo i vari metodi sopra elencati e ripensando al corso, mi sono trovato ad usare e sperimentare diverse delle tecniche descritte, questo a dimostrazione del fatto che chi conduce il gioco, nel mio caso il facilitatore, svolge un ruolo fondamentale nel portare i partecipanti verso la destinazione finale.

La prossima volta che organizziamo una riunione, proviamo a tenere a mente almeno alcuni di questi passaggi in modo da ottenere una riunione più efficace, veloce e con persone motivate e soddisfatte.

Buon lavoro a tutti.