Qualche giorno fa ero da un cliente e come ogni volta che sono da un cliente avevo preparato una presentazione power point utile in questo caso per illustrare i risultati di un lavoro che ci era stato commissionato.

La presentazione era molto breve, in tutto 9 slide compresa la copertina e i ringraziamenti; lo storytelling a corredo rientrava abbondantemente nella finestra massima dei 20 minuti oltre i quali chiunque comincia a guardare le mail sul telefono. (Non lo dico io, lo dice ad esempio un guru come Oren Klaff nel suo “Pitch anything”).

L’idea era quella di trasferire i concetti base e poi analizzare liberamente e senza uno schema preciso i risultati dell’analisi lasciando che fosse il cliente a guidare facendo domande puntuali o chiedendo di verificare situazioni specifiche.

Una volta arrivati abbiamo scoperto di avere solo 40 minuti causa overbooking della sala riunioni (ad oggi uno dei beni aziendali di maggior pregio, quando ne trovi una libera è meglio occuparla a prescindere per poi sub-affittarla ad un collega bisognoso). Scherzi a parte, avendo solo sette slide da condividere non abbiamo avuto problemi legati al tempo e siamo così riusciti a trasferire tutti i concetti chiave nel primo quarto d’ora per poi utilizzare i restanti 25 minuti per la sessione aperta.

Se avessi utilizzato una presentazione con molte più slide avrei dovuto scegliere al volo quali mostrare ottenendo così quello spiacevole effetto “vado veloce, questa la salto” che odio e che non permette nemmeno a chi ascolta di focalizzarsi sull’argomento.

La morale di questo episodio, che è ormai uno dei miei pilastri portanti, è che trovo fondamentale essere sempre preparati per un incontro breve all’interno del quale raccontare i fatti salienti ed essere abbastanza ferrati sul tema per poter poi allungare e approfondire il tutto nel momento in cui il tempo e gli interlocutori lo consentano. In un mondo sempre più frenetico, le 30 slide tutto testo non ti mettono in condizione di essere rapido ed efficace.

Di sicuro c’è che non va sempre tutto bene e infatti c’è stata quella volta in cui…

…arriviamo da un cliente e dopo 20 minuti di anticamera ci dice che abbiamo solo 30 minuti scarsi.

Nessun problema, io ho sempre la mia presentazione efficace.

…dopo la prima slide, uno dei tre seduti al tavolo deve andare via…

…alla terza slide, anche il secondo deve salutarci per altri impegni…

…restiamo in due contro uno e finiamo con tristezza la nostra presentazione. Quello rimasto era il meno utile alla causa… può succedere, e in questi casi non c’è presentazione che può aiutarti. Oren suggerirebbe di alzarsi e andarsene chiedendo di pianificare l’incontro in altra data ma lui non vive in Italia quindi va bene lo stesso.

E tu come ti prepari per un incontro con i tuoi clienti?

Buon lavoro a tutti.