Hai presente le bolle di sapone? Si esatto, le bolle di sapone con cui vedi giocare i bambini al parco; quelle che mentre il bambino chiama la mamma per far vedere quanto è venuta grande e luccicante, questa scoppia e non resta più niente?

Anche se non ci pensi più di tanto, ogni giorno abbiamo a che fare con un sacco di bolle di sapone. Non ci credi?

Ogni giorno, nell’illusione di essere molto bravi a gestire il multi-tasking, ci occupiamo di un sacco di attività, alcune utili e importanti e altre meno, magari per accontentare il nostro capo, aiutare un collega o gestire un’emergenza. A questo aggiungi le cose che vorresti fare e che tieni sempre nella tua “lista di cose da fare” perché non trovi mai il momento giusto per farle sul serio (se non hai una lista di cose da fare, ti suggerisco di crearne una ed eventualmente di leggere questo articolo: Perché dovresti iniziare ad usare Trello).

La questione è tutta qui: le cose che fai ogni giorno portano via tempo ed energia e, per esperienza, una buona merce di scambio per compensare il tutto è quella di tenere sempre sotto controllo le cose che fai in modo da poterle misurare e valutare. Questo serve prima di tutto per te stesso ma anche quando devi rendere conto agli altri di cosa hai fatto e come.

Perché ti dico questo? Perché spesso ci troviamo a dover spiegare come mai siamo indietro su un lavoro e iniziamo a raccontare i tanti aspetti delle mille attività che ci sono cadute addosso e che portano a questo ritardo. Il problema di questo approccio è che il racconto di quante cose abbiamo fatto o gestito non funziona mai benissimo neanche se sei esperto di storytelling (parolone che va molto di moda oggi).

Il mio consiglio in questi casi è quello di avere e utilizzare un proprio strumento di misurazione; può essere un semplice foglio Excel, un complesso sistema di dashboard o una splendida bacheca di Trello o altro tool agile (Asana, Padlet, c’è solo da sceglierne uno).
Quando periodicamente vai sul tuo cruscotto di misurazione e cambi lo stato di un’attività da “in corso” a “completa” sentirai un senso di soddisfazione iniziale che ti ripaga della fatica e mentalmente ti dice che “hai finito di fare quella cosa”.

Il passaggio successivo è analizzare periodicamente le attività che fai perché, come è evidente, se scopri di essere sempre in ritardo sulle cose importanti perché ti occupi sempre e solo di quelle inutili allora devi lavorare in un altra direzione: quella di assegnare delle priorità alle cose che fai (ma di questo parleremo in un altro momento).

Tornando a Trello, che a me piace molto, esiste un fantastico plug-in che puoi abilitare e che fa letteralmente invecchiare e sbiadire le attività che inserisci in bacheca quando restano lì inattive per troppo tempo. Questo, che sembra un semplice gadget cosmetico,  può essere di grande aiuto se non sei solito mantenere gli impegni con te stesso. Quando tutta la tua bacheca sarà diventata come una vecchia mappa dei pirati comincerai a farti delle domande. Provalo e fammi sapere.

Misurare e misurarti può sembrare un’attività dispendiosa perché richiede anch’essa del tempo ma vedrai che una volta presa l’abitudine non smetterai più e la tua giornata ne trarrà un grande beneficio.

E tu? Misuri il tempo e le attività? Ricordati che se non puoi misurarlo, allora non esiste.

Buon lavoro a tutti