Il titolo di questo articolo può sembrare banale e legato ad un puro tema linguistico ma ti dimostrerò che non è così e il risultato va a favore degli obiettivi.

Tipicamente quando si organizza una riunione, se siamo bravi, dovremmo definire gli argomenti da discutere ovvero l’agenda dell’incontro. Questa permette di focalizzare l’attenzione su alcuni temi principali sui quali poi si andrà a discutere in dettaglio.

Il problema sta tutto qui: la discussione; nel senso tipico del termine con il quale la intendiamo noi occidentali, la discussione è legata al fatto di ascoltare (poco) quello che viene detto e prepararsi nel frattempo ad argomentare. Questo accade perché non siamo abituati ad approcciare un incontro con la leggerezza di chi vuole capire di più ed essere un elemento di aiuto e supporto ma troppo spesso siamo chiamati in causa per difendere posizioni, schierarci e argomentare trasformando rapidamente la discussione in un ulteriore problema da gestire. Tutto questo ti risulta familiare?

E se ti dicessi che l’agenda degli argomenti da discutere può essere efficacemente sostituita da un elenco di obiettivi puntuali da valutare insieme? E’ un po’ come quando ci raccontiamo di non formulare frasi al negativo perché tanto il nostro cervello non gestisce bene il concetto di negazione… esatto NON pensare all’elefante giallo.

Gli obiettivi identificati e presentati bene permettono di andare oltre la discussione sugli argomenti per concentrarci sui risultati che vogliamo traguardare come gruppo.

Ma come fare quindi a scrivere e presentare degli obiettivi che funzionano? Se parliamo di una riunione, ci sono 3 elementi che definiscono un obiettivo efficace:

  • deve riguardare un risultato rilevante per il gruppo riunito,
  • deve avere un soggetto chiaro,
  • deve avere al suo interno un buon verbo che lo rappresenta.

Sui primi 2 punti penso che si possa andare veloci giusto?

Non parliamo del piccolo pezzo di un problema perché vogliamo risolvere solo quello ma ci concentriamo sulla big picture quindi ad esempio il risultato rilevante non sarà solo l’analisi di un punto specifico e puntuale ma riguarderà l’obiettivo complessivo all’interno del quale rientra quel singolo punto.

Ad esempio invece di scrivere

“Discutere procedura per generazione file”

potrei scrivere

“Pianificazione processo flussi dati da CRM verso il cliente”

Pianificare un intero processo ben perimetrato permette al gruppo di completare tutte le operazioni ad esso sottostanti e in questo senso è quindi un risultato rilevante.

Con lo stesso esempio risolviamo anche il secondo punto ovvero il soggetto chiaro. Parliamo di “Processo flussi dati da CRM” piuttosto che un generico “Procedura di generazione file”. Identifica ragionevolmente una parte importante del nostro progetto e viene associato ad un elemento specifico.

Veniamo quindi ai verbi. Esistono verbi più o meno adatti in base all’argomento da trattare, in particolare se vogliamo parlare di:

Identità

  • identificare
  • determinare
  • esplorare

Pianificazione

  • pianificare
  • impostare
  • stabilire
  • sviluppare

Comprensione

  • capire
  • aggiornare
  • condividere
  • riconoscere
  • valutare

Creazione

  • creare
  • sviluppare
  • costruire
  • produrre
  • fare

Analisi

  • analizzare
  • sintetizzare
  • segmentare

Apprendimento

  • capire
  • studiare
  • esaminare
  • imparare

Preparare un elenco di obiettivi usando alcuni di questi verbi, aiuta ad allontanare il rischio delle solite discussioni critiche su persone e comportamenti piuttosto che sui fatti concreti da trattare. Non dico che sia la ricetta per il successo di un incontro tuttavia viste le esperienze pregresse posso dire con certezza che impostare al meglio il materiale da usare durante una riunione può sicuramente portare a dei miglioramenti.

Spesso purtroppo non riflettiamo abbastanza sul fatto che le riunioni hanno tanto a che fare con la relazione ed il rapporto tra le persone ed è per questo che anche i termini utilizzati per presentare gli argomenti possono fare la differenza tra avere un pubblico amico o nemico.

E tu, cosa fai per preparare la tua riunione efficace?

Buon lavoro a tutti