Recentemente leggevo un articolo in cui si diceva che una squadra di calcio si può ritenere tale se le persone, i giocatori che ne fanno parte, praticano ogni giorno il gioco del calcio per diverse ore al giorno. Allo stesso modo e per analogia si diceva che un’azienda si può ritenere tale se le persone che ne fanno parte si ritrovano frequentemente a prendere decisioni che la riguardano. Leggendo l’articolo mi sono allora chiesto “ma come fanno le persone di un’azienda a prendere le decisioni?” e la risposta ovvia è stata “facendo le riunioni”.

Come ho già avuto modo di scrivere in altri articoli, tipicamente la riunione viene vissuta come un problema, una perdita di tempo e un inutile incontro di persone che spesso non comprendono il perché si trovino tutte intorno allo stesso tavolo. Ovviamente non è sempre così ma alzi la mano chi non ha pensato almeno una volta una cosa del genere.

La riunione, se fatta bene, diventa una riunione efficace e una riunione efficace, se fatta periodicamente cambia il nostro approccio mentale al lavoro stesso. La riunione efficace riguarda il prima, il durante e il dopo e già questo non è un fatto scontato.

Prima di una riunione è opportuno mandare alle persone interessate un invito che contenga l’agenda dell’incontro e l’eventuale materiale che utilizzeremo a supporto. Meglio se l’agenda riguarda gli obiettivi e non gli argomenti come ho avuto modo di scrivere in questo precedente articolo: agenda dell’incontro vs. obiettivi dell’incontro.

L’agenda dell’incontro permette ai partecipanti di prepararsi in anticipo sulle diverse tematiche riducendo così il tempo complessivo dell’incontro stesso. Quante volte vi siete trovati a dover riprendere dall’inizio perché si intuiva che alcuni partecipanti non erano per così dire “sul pezzo”?

Durante una riunione è opportuno che chi la convoca svolga il ruolo di facilitatore, ruolo che dovrebbe implicare a mio avviso almeno questi punti essenziali:

  • Verificare l’esecuzione e l’effetto delle decisioni prese durante il precedente incontro. Eh già, se non è una prima riunione su un tema completamente nuovo, sicuramente ci sarà stata una riunione precedente ed è quindi opportuno ripartire proprio da quella.
  • Raccogliere il punto di vista di tutti. I partecipanti all’incontro devono essere utili allo stesso e se sono utili non possiamo permetterci di non avere la loro versione dei fatti.
  • Tenere sotto controllo il tempo per evitare di andare lunghi e dover poi chiudere in fretta non dedicando la dovuta attenzione alla fase di riepilogo finale delle decisioni prese e delle conseguenti azioni collegate.
  • Assicurarsi che tutti gli obiettivi dell’agenda vengano trattati rimandando eventuali approfondimenti ad ulteriori incontri senza intaccare la struttura della riunione corrente.
  • Scrivere il verbale dell’incontro evidenziando i principali temi trattati ma sopratutto le decisioni prese a riguardo. Non parliamo di redigere un lungo verbale da assemblea di condominio ma di sintetizzare per punti i temi principali e associare a ciascuno di essi una semplice riga che rispetti la formula “chi fa cosa entro quando”. Personalmente uso “@luca scrivere il prossimo articolo entro il 30/06/19”.
  • Convocare l’incontro successivo.

Dopo una riunione è importante che tutti, ciascuno per la propria parte, si attivino per mettere in atto le decisioni prese e svolgere quindi le azioni correlate. Come abbiamo già visto questo sarà il primo punto che affronteremo all’inizio della riunione successiva.

Ed ecco quindi il mindset, il cambio di mentalità: la riunione non va vista come un evento sporadico per discutere il problema dell’ultim’ora o il tema del momento ma è piuttosto lo strumento che abbiamo a disposizione per indirizzare i temi importanti per l’azienda e guidarli lungo un percorso che ci porterà via via a prendere le decisioni del caso. La riunione, se fatta bene, diventa una riunione efficace e una riunione efficace, se fatta periodicamente, diventa l’elemento qualitativo che permette di misurare le decisioni e valutare il percorso fatto per arrivare a prenderle. Questo approccio si riallaccia al tema della misurazione dei risultati per il quale ti rimando all’articolo: se non puoi misurarlo, allora non esiste.

Oggi le aziende vanno guidate nel difficile percorso del miglioramento continuo, percorso al quale nessuno può ormai dire di non essere interessato e personalmente ritengo che la riunione efficace sia un tema spesso inflazionato, poco utilizzato ma tanto utile alla causa.

Qual è la tua esperienza a riguardo? Aggiungeresti qualcosa alle attività che abbiamo valutato in questo articolo?

Buon lavoro a tutti