Qualche giorno fa mi sono trovato a dare un feedback ad una persona amica rispetto ad uno speech che aveva tenuto. Non avevo nulla da obiettare sul livello di preparazione in generale e sulla credibilità e presenza sul palco; mi sono trovato invece a fare qualche appunto sulle slide utilizzate a supporto della sua presentazione.

Quando poi ho ripensato a questo feedback mi sono reso conto che non sempre quello che io ritengo buon senso o regole base nella preparazione di slide a corredo di una presentazione siano necessariamente elementi chiari e condivisi dagli altri. Questo perché semplicemente non riceviamo una formazione specifica sul tema almeno a livello scolastico e si tratta sempre di abilità e competenze che si sviluppano solo se hai modo e voglia di farlo e in base a quanto questo ti interessi realmente.

I consigli di cui vi parlerò in questo articolo prendono spunto dalla mia esperienza personale e dall’ottimo libro “Better Presentation di Jonathan Schwabish” che ho letto qualche anno fa e che periodicamente mi torna in mente quando penso a queste “regole di buon senso”.

La presentazione non è un copia e incolla di cose già pronte

Sfatiamo questo primo mito. Inutile prendere un testo lungo a piacere, realizzato per uno scopo differente e incollarlo in una o più slide della nostra presentazione.

Serve pensare chiaramente all’argomento scelto, al pubblico in sala e al tipo di speech che vogliamo portare in scena.

In questo senso quindi sono bandite le slide “muro di parole” con il font piccolo e illeggibile. Qualunque sia il testo di partenza già pronto, è importante rielaborarlo con pensieri brevi e sintetici in modo che chi legge possa focalizzarsi su un titolo e poi seguire la nostra voce e il nostro ragionamento.

Personalmente le slide servono più a me per guidare il discorso più che a chi ascolta. Non voglio che si distraggano leggendo in autonomia .

E’ importante pensare e progettare la struttura della presentazione

Troppe volte si assiste a presentazioni dove le slide si susseguono senza un legame coerente e magari anche chi presenta passa da una slide all’altra con quegli intercalari tipo “eh si ecco poi volevo raccontarvi questo…“.

Esistono molti tipi di struttura se parliamo di come condurre una presentazione grazie alle slide di ausilio. Nel libro di cui vi parlo si fa riferimento ad una struttura in particolare che è in netta contrapposizione con altre due, più comuni ma meno efficaci:

  • La piramide, presenta introduzione, contenuti e conclusioni. Rappresenta la struttura standard e di base. Permette di raccontare quello che vogliamo senza particolari pretese.
  • La piramide inversa, presenta gli elementi importanti nella prima parte, i dettagli a seguire e spesso, se non ci impegnamo troppo, un finale scadente.
  • La clessidra, presenta un gancio iniziale, dettagli, conclusioni e infine take away e call to action.

Le neuroscienze ci dicono che chi ascolta ricorda più facilmente l’inizio e la fine di una conversazione e se in fase iniziale riesco ad avere la sua attenzione ho maggiori possibilità che mi segua per qualche minuto in più; capite quindi che la clessidra è sicuramente la struttura di maggior successo rispetto ad una tradizionale piramide usata nella maggior parte dei casi o peggio ad una piramide rovesciata.

Il presentation canvas, le 10 regole per avere tutto sotto controllo

Nel suo libro Schwabish introduce il presentation canvas ovvero una serie di regole da seguire per tenere sotto controllo gli elementi principali della nostra presentazione ed essere sicuri di non dimenticare nulla.

  1. Tipo di presentazione. Voglio raccontare, promuovere, divulgare, far emergere qualcosa? La scelta del tipo di presentazione è importante per capire come strutturare il contenuto in seguito e come esporlo.
  2. Pensare al pubblico. Restare semplici e proporre idee base per non far perdere il filo del discorso ma al tempo stesso sapere se è importante fornire numeri di dettaglio, dati di sintesi o panoramiche generali. Il pubblico fa la differenza.
  3. Messaggio principale. Rappresenta la parte core della presentazione e riporta ai take away finali. Deve essere chiaro e non ambiguo altrimenti c’è il rischio di perdersi in tante chiacchiere.
  4. Scopo. Cosa faranno le persone con le informazioni che verranno presentate?
  5. Apertura. Cosa fare per attirare e mantenere l’attenzione? Spesso una domanda ben posta funziona bene così come raccontare qualcosa di personale che possa però far identificare anche il pubblico in quello che stiamo raccontando. L’apertura è fondamentale perché determina il livello di attenzione che avremo in seguito da parte del pubblico.
  6. Chiusura. Il finale conta quindi l’ultima slide non deve chiudersi con “ho finito, grazie”.
  7. Sviluppo. Cosa raccontare in mezzo. Massimo 3-5 sezioni per sviluppare gli elementi a contorno del messaggio principale. Pochi ma buoni e ancora una volta semplici, sintetici e facili da comprendere. Inutile presentare slide complesse da semplificare saltando poi da una frase all’altra.
  8. Raccontare la giusta storia. Non tutto va bene per tutti ma se si arricchisce la presentazione con qualcosa di nostro che ci aiuta a portare il pubblico emotivamente a bordo il gioco è fatto.
  9. Media. Immagini, Video, Testo e Grafici non stanno lì per caso e vanno scelti con cura e scopo. La foto se c’è si commenta, il video deve essere utile e trasmettere un messaggio preciso, il testo coerente e i grafici chiari e di semplice lettura… odio la frase “ecco questa slide è molto complicata… ok ve la spiego, il senso è…
  10. Anticipare le domande. Meglio “domande su questo argomento?” piuttosto che “qualche domanda?” in questo modo teniamo il pubblico focalizzato su un argomento preciso e se ci sono domande è più probabile che saltino fuori.

Font e Colori hanno uno scopo ben preciso

Lo scopo è quello di essere coerenti e far percepire a chi legge che c’è un pensiero anche dietro all’utilizzo di una palette di colori ricorrente piuttosto che al font che si ripete per tipo e dimensioni in punti chiari come titolo, paragrafi e didascalie. Se vi piace sintetizzare: i dettagli contano e fanno la differenza.

Divertitevi e siate voi stessi

Sembra una frase fatta ma è proprio così: come in tutte le cose se non ti diverti e crei una rappresentazione di te che è artefatta farai un sacco di fatica, sarai rigido e chi ascolta lo noterà immediatamente: massimo sforzo e minimo rendimento.

Non pensate al giudizio di chi vi ascolta. Pensate piuttosto che voi siete sul palco e che la maggior parte di chi ascolta non vorrebbe nemmeno salirci, avrete già dieci punti di vantaggio sugli altri e questo servirà a rendervi tranquilli e condurvi verso lo speech di successo (poi ovviamente alla fine analizzando il tutto troveremo mille cose che potevano essere fatte o dette meglio ma per quanto mi riguarda questo è il bello dei processi di miglioramento continuo).

Buon lavoro a tutto