Sono un accanito sostenitore del tempo speso bene e delle riunioni “di convergenza” che portano a soluzioni e azioni concrete per migliorare la nostra vita lavorativa e non solo. Ecco quindi perché oggi vorrei parlare di Lighting Decision Jam (LDJ), un metodo di facilitazione per condurre efficacemente una riunione con poche semplici regole e arrivare alla fine con decisioni specifiche, azioni e passi concreti da effettuare per provare a migliorare o risolvere un problema. Se ci pensate e tantissima roba e non necessariamente scontata.

Problem solving ma non solo

Parliamo di problema perché nove volte su dieci ci riuniamo per risolvere questioni, analizzare problemi o fare retrospettiva di progetti (spesso andati male… hai mai provato a fare una retrospettiva di quelli andati bene? Potresti restare stupito, ma questa è un altra storia).

LDJ è un metodo che funziona perché introduce una serie di passi chiari e semplici che portano rapidamente ad un piano d’azione. Io lo uso molto per fare le retrospettive di progetto ma più in generale è un metodo per convergere verso decisioni condivise sui temi più disparati.

Lavorare focalizzati e orientati all’obiettivo

Working alone together è il concetto che Google introduce all’interno del Design Sprint, un framework più ampio al quale anche LDJ si ispira.

L’elemento vincente di LDJ, come in molte attività del genere, è infatti il lavorare insieme da soli ovvero ci sono momenti di solitudine in cui rifletti da solo su alcuni concetti e momenti di condivisione in cui si mettono i dati a fattor comune. Questo permette prima al singolo di riflettere su un aspetto di suo interesse per poi arrivare velocemente ad una soluzione condivisa anche con gli altri.

I puristi dicono che LDJ si può svolgere in 60 minuti, ma questo implica la necessità di avere persone abituate a riunioni di questo tipo ed estremamente focalizzate. Io consiglio di partire con 90-120 minuti per poi eventualmente andare a scalare man mano che tutti diventano più pratici; consideriamo anche che noi italiani siamo dei gran chiacchieroni quindi il time-boxed americano non sempre funziona da subito. Non vuole essere una scusa ma non possiamo nemmeno ignorare questa condizione a contorno.

La metafora come elemento di partenza

Per me che facilito tavoli utilizzando il metodo LEGO SERIOUS PLAY, l’uso delle metafore è un tema ricorrente del quale riconosco la potenza narrativa e rappresentativa.

LDJ parte proprio da una metafora, quella della barca spinta da un bel vento in poppa ma rallentata pesantemente dall’ancora che la tira a fondo.

Il vento rappresenta gli aspetti positivi sempre presenti in un progetto mentre l’ancora rappresenta gli aspetti negativi sui quali siamo chiamati a ragionare insieme durante la nostra riunione.

Prima le cose buone

La prima fase di LDJ prevede di chiedere ai partecipanti di identificare alcuni aspetti positivi della questione e segnarli con dei post-it nella parte superiore della nostra immagine. E’ importante partire dagli aspetti sani del nostro progetto/argomento per portare le persone ad avere un approccio positivo rispetto ad arroccarsi subito in posizioni di difesa tipiche di una discussione in cui “affrontiamo un problema per risolverlo”.

PASSO1 – Datevi 5-10 minuti per far scrivere a ciascuno dei partecipanti i suoi post-it, posizionarli nella parte alta dell’immagine con la barca e leggerli rapidamente al gruppo spiegandone gli eventuali dettagli. Suggerisco di usare post-it verdi per questa fase.

Scoprirete in questa fase che molti hanno difficoltà a trovare gli aspetti positivi di una situazione, siamo troppo abituati alla critica e all’analisi correttiva. Provate su voi stessi, a fine giornata cercate di trovare due o tre cose positive che sono successe nella vostra giornata, le prime volte non è così semplice come sembra 🙂

Dopo le cose cattive, da migliorare

Una volta che avrete creato un clima disteso e collaborativo, potete passare agli aspetti negativi da migliorare. Ci tengo a sottolineare “aspetti negativi da migliorare” e non solo negativi fine a se stessi. All’interno di un progetto, niente e buono o cattivo a prescindere. Se ragioniamo con un approccio sistemico sappiamo che le cose possono dipendere da molti fattori differenti e che quindi buono o cattivo assume un significato relativo. E’ importante quindi sapere che in questa fase vogliamo far emergere gli aspetti negativi che vogliamo provare a migliorare. Il miglioramento continuo è l’unica arma che abbiamo a disposizione per sopravvivere all’interno dei complessi contesti lavorativi in cui ci muoviamo oggi.

PASSO2– Datevi 15 minuti per far scrivere a ciascuno dei partecipanti i suoi post-it, posizionarli nella parte bassa dell’immagine con la barca e leggerli rapidamente al gruppo spiegandone gli eventuali dettagli. In base al clima del gruppo può anche accadere che sia il facilitatore a leggere i post-it negativi così da lasciare nell’anonimato le persone e ragionare più ad alto livello. Per come la vedo io, se siete bravi a gestire il gruppo, è opportuno che le persone si mettano in gioco e condividano apertamente i diversi punti di vista. Suggerisco di usare dei post-it gialli e vedrete che ne verranno fuori tantissimi. Ricordate? Siamo bravi a criticare…

Identificare cluster di affinità e votare

Nella versione standard di LDJ non si parla di clusterizzare gli elementi simili, tuttavia creare dei cluster di affinità aiuta a meglio focalizzarsi su elementi importanti e maggiormente condivisi.

PASSO3 – Datevi 5-10 minuti e provate a creare i cluster rileggendo rapidamente i post-it e verificando se emergono delle affinità. Chiedete poi di votare i problemi ritenuti più spinosi e importanti sui quali si vuole lavorare. Ogni partecipante avrà un numero massimo di voti a disposizione, di solito N+1 con N piccolo che rappresenta i partecipanti, altrimenti suggerisco di restare sui 5-7 voti a persona.

Esistono piattaforma on-line come MURAL che semplificano la gestione di riunioni del genere, tuttavia, se siete un po’ creativi potete usare tranquillamente Power Point su una cartella condivisa in rete e qualche icona a vostro piacere per avviare una sessione di voto (io di solito uso le stelline).

Ideare possibili soluzioni migliorative

Come dicevamo, criticare è facile; la cosa più difficile è ipotizzare soluzioni e azioni concrete per provare a migliorare.

Quando fai tante retrospettive scopri che i problemi sono in maniera ricorrente sempre più o meno i soliti almeno fino a quando non provi a migliorarli, ecco quindi che emergono “la cattiva gestione del cliente”, “la mancanza di conoscenza”, “la difficoltà a comunicare”, “la gestione del tempo” e potrei continuare ancora.

La domanda a questo punto è una sola: tu come stakeholder coinvolto, cosa pensi di poter fare per provare a migliorare?

PASSO4 – Datevi 30-45 minuti, scegliete i 3-5 elementi più votati e dopo averli convertiti in forma positiva secondo il formato “Come potremmo fare per”, lasciate liberi i partecipanti di riflettere da soli sulle possibili soluzioni che vorrebbero proporre per migliorare e chiedete di tracciarle ancora una volta sui soliti post-it.

Questo format nasce da una delle tecniche che Google suggerisce e utilizza all’interno del Design Sprint e che appunto si chiama “HMW – How Might We” ovvero convertire il problema in forma positiva e sforzarci di capire cosa potremmo fare per migliorarlo.

Votare le soluzioni più interessanti

PASSO5 – Datevi 10-15 minuti e procedete prima leggendo i diversi post-it che rappresentano le varie soluzioni proposte e poi avviando una nuova sessione di voto utile per definire la priorità con cui il gruppo ritiene di voler valutare le possibili soluzioni.

Non possiamo fare tutto subito, ma questo è un bene

PASSO6 – Datevi 30-45 minuti e procedete mappando all’interno di una matrice Impatto/Impegno le 8-15 soluzioni più votate. Nel caso migliore proveremo a mappare la totalità delle soluzioni proposte e la votazione ci indirizzerà rispetto alle priorità o in alternativa, anche in questo caso, può essere utile creare dei cluster di affinità per soluzioni simili.

Come risulta evidente dalla figura qui in alto, una volta posizionati i post-it sulla matrice la useremo nel seguente modo:

  1. Privilegiare le soluzioni del quadrante giallo ad alto impatto e minimo impegno perché potenzialmente permetteranno di sperimentare un possibile miglioramento con poco sforzo.
  2. Valutare le soluzioni del quadrante in basso a sinistra perché semplici da portare avanti rapidamente ma che sappiamo non essere completamente risolutive proprio perché a basso impatto.
  3. Valutare le soluzioni del quadrante in alto a destra per definire degli spin-off ovvero dei progetti specifici e più ampi sui quali possiamo scommettere ma che sappiamo richiederanno maggiore tempo e risorse.

Piano d’azione concreto e realistico

Definite il piano d’azione in base ai quadranti che decidete di utilizzare ed alle specifiche soluzioni che andrete a scegliere in ciascun quadrante. Nessuno vi obbliga a fare tutto e subito.

PASSO7 – Decidete chi fa cosa entro quando e datevi un orizzonte temporale. Suggerisco di ragionare su sprint di 1-2 mesi in base all’entità dei miglioramenti che volete provare ad apportare. Non sto parlando di sprint di sviluppo ma sprint temporali all’interno dei quali misurare le azioni scelte e verificarne la bontà e l’efficacia.

La nostra veloce panoramica su LDJ termina qui. Se sei giunto fino in fondo significa che l’articolo era di tuo interesse e spero che proverai ad applicare LDJ in una delle tue prossime riunione. Fammi sapere qui sotto nei commenti.

Buon lavoro