Sono un accanito sostenitore del tempo speso bene e delle riunioni “di convergenza” che portano a soluzioni e azioni concrete per migliorare la nostra vita lavorativa e non solo. Ecco quindi perché oggi vorrei parlare di Lighting Decision Jam (LDJ), un metodo di facilitazione per condurre efficacemente una riunione con poche semplici regole e arrivare alla fine con decisioni specifiche, azioni e passi concreti da effettuare per provare a migliorare o risolvere un problema. Se ci pensate e tantissima roba e non necessariamente scontata.

Problem solving ma non solo

Parliamo di problema perché nove volte su dieci ci riuniamo per risolvere questioni, analizzare problemi o fare retrospettiva di progetti (spesso andati male… hai mai provato a fare una retrospettiva di quelli andati bene? Potresti restare stupito, ma questa è un altra storia).

LDJ è un metodo che funziona perché introduce una serie di passi chiari e semplici che portano rapidamente ad un piano d’azione. Io lo uso molto per fare le retrospettive di progetto ma più in generale è un metodo per convergere verso decisioni condivise sui temi più disparati.

Lavorare focalizzati e orientati all’obiettivo

Working alone together è il concetto che Google introduce all’interno del Design Sprint, un framework più ampio al quale anche LDJ si ispira.

L’elemento vincente di LDJ, come in molte attività del genere, è infatti il lavorare insieme da soli ovvero ci sono momenti di solitudine in cui rifletti da solo su alcuni concetti e momenti di condivisione in cui si mettono i dati a fattor comune. Questo permette prima al singolo di riflettere su un aspetto di suo interesse per poi arrivare velocemente ad una soluzione condivisa anche con gli altri.

I puristi dicono che LDJ si può svolgere in 60 minuti, ma questo implica la necessità di avere persone abituate a riunioni di questo tipo ed estremamente focalizzate. Io consiglio di partire con 90-120 minuti per poi eventualmente andare a scalare man mano che tutti diventano più pratici; consideriamo anche che noi italiani siamo dei gran chiacchieroni quindi il time-boxed americano non sempre funziona da subito. Non vuole essere una scusa ma non possiamo nemmeno ignorare questa condizione a contorno.

La metafora come elemento di partenza

Per me che facilito tavoli utilizzando il metodo LEGO SERIOUS PLAY, l’uso delle metafore è un tema ricorrente del quale riconosco la potenza narrativa e rappresentativa.

LDJ parte proprio da una metafora, quella della barca spinta da un bel vento in poppa ma rallentata pesantemente dall’ancora che la tira a fondo.

Il vento rappresenta gli aspetti positivi sempre presenti in un progetto mentre l’ancora rappresenta gli aspetti negativi sui quali siamo chiamati a ragionare insieme durante la nostra riunione.

Prima le cose buone

La prima fase di LDJ prevede di chiedere ai partecipanti di identificare alcuni aspetti positivi della questione e segnarli con dei post-it nella parte superiore della nostra immagine. E’ importante partire dagli aspetti sani del nostro progetto/argomento per portare le persone ad avere un approccio positivo rispetto ad arroccarsi subito in posizioni di difesa tipiche di una discussione in cui “affrontiamo un problema per risolverlo”.

PASSO1 Datevi 5-10 minuti per far scrivere a ciascuno dei partecipanti i suoi post-it, posizionarli nella parte alta dell’immagine con la barca e leggerli rapidamente al gruppo spiegandone gli eventuali dettagli. Suggerisco di usare post-it verdi per questa fase.

Scoprirete in questa fase che molti hanno difficoltà a trovare gli aspetti positivi di una situazione, siamo troppo abituati alla critica e all’analisi correttiva. Provate su voi stessi, a fine giornata cercate di trovare due o tre cose positive che sono successe nella vostra giornata, le prime volte non è così semplice come sembra 🙂

Dopo le cose cattive, da migliorare

Una volta che avrete creato un clima disteso e collaborativo, potete passare agli aspetti negativi da migliorare. Ci tengo a sottolineare “aspetti negativi da migliorare” e non solo negativi fine a se stessi. All’interno di un progetto, niente e buono o cattivo a prescindere. Se ragioniamo con un approccio sistemico sappiamo che le cose possono dipendere da molti fattori differenti e che quindi buono o cattivo assume un significato relativo. E’ importante quindi sapere che in questa fase vogliamo far emergere gli aspetti negativi che vogliamo provare a migliorare. Il miglioramento continuo è l’unica arma che abbiamo a disposizione per sopravvivere all’interno dei complessi contesti lavorativi in cui ci muoviamo oggi.

PASSO2Datevi 15 minuti per far scrivere a ciascuno dei partecipanti i suoi post-it, posizionarli nella parte bassa dell’immagine con la barca e leggerli rapidamente al gruppo spiegandone gli eventuali dettagli. In base al clima del gruppo può anche accadere che sia il facilitatore a leggere i post-it negativi così da lasciare nell’anonimato le persone e ragionare più ad alto livello. Per come la vedo io, se siete bravi a gestire il gruppo, è opportuno che le persone si mettano in gioco e condividano apertamente i diversi punti di vista. Suggerisco di usare dei post-it gialli e vedrete che ne verranno fuori tantissimi. Ricordate? Siamo bravi a criticare…

Identificare cluster di affinità e votare

Nella versione standard di LDJ non si parla di clusterizzare gli elementi simili, tuttavia creare dei cluster di affinità aiuta a meglio focalizzarsi su elementi importanti e maggiormente condivisi.

PASSO3 Datevi 5-10 minuti e provate a creare i cluster rileggendo rapidamente i post-it e verificando se emergono delle affinità. Chiedete poi di votare i problemi ritenuti più spinosi e importanti sui quali si vuole lavorare. Ogni partecipante avrà un numero massimo di voti a disposizione, di solito N+1 con N piccolo che rappresenta i partecipanti, altrimenti suggerisco di restare sui 5-7 voti a persona.

Esistono piattaforma on-line come MURAL che semplificano la gestione di riunioni del genere, tuttavia, se siete un po’ creativi potete usare tranquillamente Power Point su una cartella condivisa in rete e qualche icona a vostro piacere per avviare una sessione di voto (io di solito uso le stelline).

Ideare possibili soluzioni migliorative

Come dicevamo, criticare è facile; la cosa più difficile è ipotizzare soluzioni e azioni concrete per provare a migliorare.

Quando fai tante retrospettive scopri che i problemi sono in maniera ricorrente sempre più o meno i soliti almeno fino a quando non provi a migliorarli, ecco quindi che emergono “la cattiva gestione del cliente”, “la mancanza di conoscenza”, “la difficoltà a comunicare”, “la gestione del tempo” e potrei continuare ancora.

La domanda a questo punto è una sola: tu come stakeholder coinvolto, cosa pensi di poter fare per provare a migliorare?

PASSO4 Datevi 30-45 minuti, scegliete i 3-5 elementi più votati e dopo averli convertiti in forma positiva secondo il formato “Come potremmo fare per”, lasciate liberi i partecipanti di riflettere da soli sulle possibili soluzioni che vorrebbero proporre per migliorare e chiedete di tracciarle ancora una volta sui soliti post-it.

Questo format nasce da una delle tecniche che Google suggerisce e utilizza all’interno del Design Sprint e che appunto si chiama “HMW – How Might We” ovvero convertire il problema in forma positiva e sforzarci di capire cosa potremmo fare per migliorarlo.

Votare le soluzioni più interessanti

PASSO5 Datevi 10-15 minuti e procedete prima leggendo i diversi post-it che rappresentano le varie soluzioni proposte e poi avviando una nuova sessione di voto utile per definire la priorità con cui il gruppo ritiene di voler valutare le possibili soluzioni.

Non possiamo fare tutto subito, ma questo è un bene

PASSO6Datevi 30-45 minuti e procedete mappando all’interno di una matrice Impatto/Impegno le 8-15 soluzioni più votate. Nel caso migliore proveremo a mappare la totalità delle soluzioni proposte e la votazione ci indirizzerà rispetto alle priorità o in alternativa, anche in questo caso, può essere utile creare dei cluster di affinità per soluzioni simili.

Come risulta evidente dalla figura qui in alto, una volta posizionati i post-it sulla matrice la useremo nel seguente modo:

  1. Privilegiare le soluzioni del quadrante giallo ad alto impatto e minimo impegno perché potenzialmente permetteranno di sperimentare un possibile miglioramento con poco sforzo.
  2. Valutare le soluzioni del quadrante in basso a sinistra perché semplici da portare avanti rapidamente ma che sappiamo non essere completamente risolutive proprio perché a basso impatto.
  3. Valutare le soluzioni del quadrante in alto a destra per definire degli spin-off ovvero dei progetti specifici e più ampi sui quali possiamo scommettere ma che sappiamo richiederanno maggiore tempo e risorse.

Piano d’azione concreto e realistico

Definite il piano d’azione in base ai quadranti che decidete di utilizzare ed alle specifiche soluzioni che andrete a scegliere in ciascun quadrante. Nessuno vi obbliga a fare tutto e subito.

PASSO7 Decidete chi fa cosa entro quando e datevi un orizzonte temporale. Suggerisco di ragionare su sprint di 1-2 mesi in base all’entità dei miglioramenti che volete provare ad apportare. Non sto parlando di sprint di sviluppo ma sprint temporali all’interno dei quali misurare le azioni scelte e verificarne la bontà e l’efficacia.

La nostra veloce panoramica su LDJ termina qui. Se sei giunto fino in fondo significa che l’articolo era di tuo interesse e spero che proverai ad applicare LDJ in una delle tue prossime riunione. Fammi sapere qui sotto nei commenti.

Buon lavoro