Anche in questo articolo ci concentriamo sulla possibilità di realizzare riunioni efficaci ovvero focalizzate, produttive e che ci portino a generare azioni concrete successive. Il limite di una riunione tradizionale è che ci si incontra, si discute, si divaga, finisce il tempo e ci si aggiorna alla riunione successiva sperando che nel frattempo qualcuno di buona volontà porti avanti il resto.

Vi presento quindi i 6 cappelli per pensare di De Bono, un framework particolarmente utile per esplorare scenari e situazioni e convergere velocemente nel poter prendere una decisione avendo un quadro di insieme più completo e ricco di spunti e informazioni. Già in passato avevo scritto riguardo al libro e questo è il link dove poter approfondire.

Il metodo che De Bono suggerisce, prevede di affrontare un problema o situazione analizzandolo da diversi punti di vista che vengono identificati appunto con sei diversi cappelli colorati: il nero del pessimismo, il giallo dell’ottimismo, il rosso delle emozioni, il bianco dei dati oggettivi, il verde della creatività e il blu del controllo.

Il mio approccio ad una riunione da svolgersi con i 6 cappelli per pensare prevede una divisione in 4 fasi ed ha una durata orientativa di circa 2 ore.

Fase1 – Esperienza ed Ottimismo

Suggerisco di concentrarsi in prima battuta sulla coppia di cappelli nero e giallo: l’esperienza e l’ottimismo.

Il cappello nero identifica il pessimismo inteso come “quello che potrebbe andar male in base alle esperienze pregresse”. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Le ragioni per cui fallisce
  • I punti deboli in modo oggettivo
  • Deduzioni e confronto dei dati
  • Rischi, Pericoli e Difetti
  • Convincimi del contrario
  • Realizzabilità e Miglioramento

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Pessimismo guidato”.

Il cappello giallo identifica l’ottimismo e le cose che possono andare bene nel nostro progetto. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Applicazione efficace di idee vecchie
  • Far sì che le cose accadano
  • Congetture e Vantaggi
  • Idee, Suggerimenti e Proposte
  • Ricerca dell’opportunità
  • Curiosità, Piacere

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Pensare positivo”.

Fase2 – Dati ed Emozioni

Passiamo quindi ad analizzare un altra coppia di cappelli complementari: i dati oggettivi e le emozioni

Il cappello bianco identifica i dati oggettivi e la neutralità. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Come un computer
  • Nessuna emozione, Cifre e Dati, 
  • Nessuna opinione
  • Fatti creduti vs. fatti controllati
  • Chiedere, Comprendere e Informarsi
  • Domande precise e specifiche

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Essere informati”.

Il cappello rosso rappresenta le emozioni e l’istinto, le sensazioni “di pancia”. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Sfondo emotivo
  • Sentimenti, Reazioni e Preoccupazioni 
  • Nessuna giustificazione
  • Intuizioni e Presentimenti
  • Paura, Antipatia, Sospetto
  • Sensazione iniziale o Giudizio finale

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Seguire l’istinto”.

Fase3 – Alternative

Passiamo adesso nella fase in cui analizziamo singolarmente il colore verde.

Il cappello verde rappresenta la creatività e il pensiero laterale. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Creatività, Pensiero laterale
  • Nuove idee, Cambiamento
  • Miglioramento, Nuovi approcci
  • Idee illogiche, Provocazione
  • Movimento attraverso gli schemi
  • Alternative non note

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Cercare la diversità”.

Fase4 – Controllo

Chiudiamo la nostra riunione passando all’analisi del colore blu.

Il cappello blu rappresenta il controllo e la visione di insieme. Analizzare la situazione con questa struttura mentale prevede di trovare risposte ai seguenti quesiti o argomenti:

  • Organizzazione, Struttura
  • Orchestrare, Progettare
  • Mettere a fuoco, Obiettivi
  • Quadro complessivo
  • Osservare, Registrare
  • Disciplina, Regole

Datevi 5 minuti per scrivere quanti più post-it utili a coprire gli elementi della lista qui sopra, poi in ulteriori 10-15 minuti analizzate le informazioni e create dei cluster per affinità di idee dove possibile. Chiamo questa fase “Visione di insieme”.

In questa quarta e ultima fase, riflettete su tutti gli argomenti trattati e le evidenze emerse nei passaggi precedenti e cercate di ragionare in termini complessivi rispetto a quello che è più giusto fare quindi provate a decidere quali sono i prossimi passi successivi scegliendo alcuni dei post-it già utilizzati. Se i post-it da valutare sono troppi potete procedere con una sessione di voto per determinare gli argomenti sui quali lavorare ed eventualmente potete posizionarli su una matrice Impatto/Impegno come suggerito alla fine del framework Lighting Decision Jam di cui ho scritto qui se vuoi maggiori informazioni.

Questo completa la descrizione del framework e il modo in cui ti suggerisco di utilizzarlo nella sua forma basilare. L’immagine di presentazione mostra invece la versione “2 mani e 6 cappelli” dove aggiungiamo la potenza del metodo LEGO SERIOUS PLAY per raggiungere più facilmente risultati concreti. Fammi sapere se lo trovi utile e se lo utilizzerai nelle tue prossime riunioni.

Buon lavoro